Regulamin

Regulamin uczestnictwa w zajęciach pozalekcyjnych i półkoloniach

FUNDACJA KÓŁKOKIDS, NIP 5273210845, Aleja Jana Pawła II 43A/37B, 01-001 Warszawa, Polska (dalej: „Organizator”)

E-mail: info@kolkokids.pl

Obowiązuje od 1 września 2026 r.

I. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady świadczenia przez FUNDACJA KÓŁKOKIDS, NIP 5273210845, z siedzibą pod adresem Aleja Jana Pawła II 43A/37B, 01-001 Warszawa, Polska (dalej: „Organizator”) usług polegających na organizacji zajęć pozalekcyjnych oraz półkolonii dla dzieci.
2. Osoba dokonująca zgłoszenia dziecka, w szczególności rodzic, inny przedstawiciel ustawowy albo osoba upoważniona przez przedstawiciela ustawowego, zwana jest dalej „Rodzicem”, a zgłoszone dziecko „Uczestnikiem”.
3. Regulamin stanowi część umowy zawieranej pomiędzy Organizatorem a Rodzicem.
4. Szczegółowe informacje dotyczące danego programu, w szczególności cena, miejsce, przewidywany lub ustalony termin, liczba zajęć oraz szczególne warunki, są wskazane w formularzu zgłoszeniowym lub ofercie, do której formularz się odnosi.
5. Regulamin ma zastosowanie wyłącznie do zajęć i półkolonii świadczonych w konkretnie oznaczonym dniu albo okresie.
6. Jeżeli warunki podane bezpośrednio przy konkretnym programie wyraźnie różnią się od niniejszego Regulaminu, w zakresie dopuszczalnym przez prawo pierwszeństwo mają warunki przedstawione Rodzicowi przed zawarciem umowy dla tego programu.

II. Zgłoszenie i zawarcie umowy

1. Zgłoszenia dokonuje się co do zasady za pomocą formularza internetowego udostępnionego przez Organizatora.
2. Przed wysłaniem zgłoszenia Rodzic ma możliwość zapoznania się z podstawowymi cechami usługi, ceną oraz niniejszym Regulaminem.
3. Wysłanie formularza stanowi zgłoszenie Uczestnika i potwierdzenie zapoznania się z Regulaminem. Umowa zostaje zawarta z chwilą przesłania przez Organizatora na adres e-mail Rodzica potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia do danego programu. Od tej chwili Rodzic jest zobowiązany do zapłaty ceny zgodnie z przekazanymi warunkami płatności.
4. Brak zapłaty w terminie nie jest równoznaczny z rezygnacją i sam w sobie nie powoduje rozwiązania umowy. Rezygnacja wymaga zastosowania zasad określonych w niniejszym Regulaminie.
5. Przyjęcie zgłoszenia ani uiszczenie ceny nie gwarantują uruchomienia konkretnej grupy. Organizator może przed rozpoczęciem programu zrezygnować z jego uruchomienia lub go odwołać, w szczególności z powodu zbyt małej liczby Uczestników, braku możliwości zapewnienia prowadzącego lub odpowiedniego miejsca, zmiany warunków po stronie szkoły albo innej istotnej przeszkody organizacyjnej lub operacyjnej.
6. W przypadku nieuruchomienia lub odwołania programu przed jego rozpoczęciem Organizator zwróci Rodzicowi całą kwotę zapłaconą za ten program. Za zgodą Rodzica możliwe jest zamiast zwrotu przeniesienie zgłoszenia na inny program lub zaliczenie kwoty na poczet przyszłych usług.

III. Cena i płatności

1. Cena programu jest wskazana przed zawarciem umowy i jest wiążąca dla danego zgłoszenia.
2. Termin i sposób płatności są wskazane w potwierdzeniu zgłoszenia, fakturze, rachunku lub innej informacji przekazanej Rodzicowi.
3. W przypadku opóźnienia w płatności Organizator może wezwać Rodzica do zapłaty oraz - po uprzednim poinformowaniu - wstrzymać udział Uczestnika w programie do czasu uregulowania zaległości. Wstrzymanie udziału z tej przyczyny nie rodzi prawa do odrobienia zajęć ani zwrotu ceny za zajęcia opuszczone z powodu zaległości.

IV. Rabaty, kody promocyjne i ponowne przeliczenie ceny

1. Organizator może oferować rabaty rodzinne, rabaty za udział w większej liczbie zajęć, kody promocyjne, vouchery, ceny promocyjne lub inne formy obniżenia ceny. Aktualne warunki danego rabatu są zawsze wskazane w ofercie lub przy zgłoszeniu.
2. Rabaty i inne promocje nie łączą się, chyba że w warunkach konkretnej oferty wyraźnie wskazano inaczej.
3. Jeżeli prawo do rabatu zależy od utrzymania określonej liczby zgłoszonych zajęć lub Uczestników, a w trakcie okresu warunek ten przestanie być spełniony wskutek rezygnacji lub innej zmiany po stronie Rodzica, Organizator może przeliczyć cenę za okres objęty rabatem według warunków, które byłyby właściwe dla nowej sytuacji.
4. Ewentualny zwrot wynikający z rezygnacji oblicza się po dokonaniu takiego przeliczenia rabatów.

V. Szczególne zasady dotyczące zajęć pozalekcyjnych

1. Termin i liczba zajęć

1. Liczba spotkań danego cyklu jest wskazana w ofercie lub formularzu zgłoszeniowym i może różnić się między poszczególnymi programami.
2. Data rozpoczęcia podana przy zgłoszeniu może mieć charakter przewidywany i zostać następnie doprecyzowana. Z przyczyn organizacyjnych możliwe jest rozsądne przesunięcie rozpoczęcia zajęć, w szczególności w związku z kompletowaniem grupy, dostępnością sali, potwierdzeniem szkoły lub zapewnieniem prowadzącego.
3. Jeżeli zajęcia nie rozpoczną się w ciągu 30 dni kalendarzowych od pierwotnie przewidywanego terminu, Rodzic może zrezygnować z udziału i otrzymać zwrot całej zapłaconej ceny.

2. Rezygnacja z zajęć i gwarancja satysfakcji

1. Rodzic może zrezygnować przed rozpoczęciem pierwszych zajęć. W takim przypadku zwracana jest cała kwota zapłacona za program, po ewentualnym przeliczeniu rabatów.

2. Organizator udziela gwarancji satysfakcji po pierwszych zajęciach. Jeżeli Rodzic zrezygnuje e-mailem najpóźniej w ciągu 48 godzin od zakończenia pierwszych zrealizowanych zajęć, otrzyma 100% ceny programu, po ewentualnym przeliczeniu rabatów.

3. Po upływie gwarancji, przy rezygnacji z przyczyn leżących po stronie Uczestnika lub Rodzica, Organizator przewiduje następujące umowne zasady zwrotu:

   Moment rezygnacji	Zwrot ceny
   przed rozpoczęciem / w ramach gwarancji po 1. zajęciach	100%
   po 2. zrealizowanych zajęciach	75%
   po 3. zrealizowanych zajęciach	50%
   po 4. zrealizowanych zajęciach	25%
   po 5. zrealizowanych zajęciach i później	0%

4. Jeżeli 48-godzinna gwarancja po pierwszych zajęciach już upłynęła, ale drugie zajęcia jeszcze się nie odbyły, stosuje się poziom zwrotu 75%.

5. Dla ustalenia wysokości zwrotu liczy się liczba zajęć, które odbyły się w ramach danej grupy, a nie liczba zajęć, w których Uczestnik faktycznie brał udział.

6. Cena jest wynagrodzeniem za rezerwację miejsca i możliwość uczestnictwa w całym cyklu, a nie sumą cen pojedynczych wejść. Nieobecność Uczestnika sama w sobie nie daje prawa do proporcjonalnego zwrotu ceny.

7. Powyższe zasady stanowią dodatkowe, umowne prawo rezygnacji z przyczyn po stronie Rodzica lub Uczestnika i nie ograniczają praw konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów, w szczególności w razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez Organizatora.

8. Rezygnację należy przesłać na adres e-mail info@kolkokids.pl.

3. Nieobecności i długotrwałe przyczyny zdrowotne

1. Pojedyncze nieobecności, w tym z powodu krótkotrwałej choroby, wyjazdu, wydarzenia szkolnego lub innych okoliczności po stronie Uczestnika, nie powodują obowiązku zwrotu ceny ani zapewnienia indywidualnych zajęć zastępczych.
2. W przypadku poważnej lub długotrwałej przyczyny zdrowotnej, która obiektywnie uniemożliwia dalszy udział, Organizator może po przedstawieniu odpowiednich informacji zaproponować indywidualne rozwiązanie, w szczególności przeniesienie do innej grupy, zaliczenie części ceny na przyszłość lub częściowy zwrot. Konkretna forma i wysokość takiej rekompensaty nie jest gwarantowana automatycznie.

4. Odwołane zajęcia

1. Jeżeli pojedyncze zajęcia nie mogą się odbyć z przyczyn po stronie Organizatora, szkoły albo z innej przeszkody organizacyjnej, Organizator w pierwszej kolejności dąży do wyznaczenia terminu zastępczego.
2. Zajęcia zastępcze mogą odbyć się także po pierwotnie przewidywanym terminie zakończenia cyklu.
3. Jeżeli zajęć nie będzie można zrealizować ani odrobić, Rodzic otrzyma proporcjonalny zwrot faktycznie zapłaconej ceny odpowiadający niezrealizowanym zajęciom.

5. Zmiany organizacyjne

1. Organizator może zmienić prowadzącego, salę, kolejność aktywności, część programu, używane materiały lub metodę prowadzenia, jeżeli jest to uzasadnione względami organizacyjnymi, kadrowymi, bezpieczeństwa lub jakości programu i zachowana zostaje zasadnicza tematyka oraz charakter zajęć.
2. Takie zmiany nie stanowią same w sobie podstawy do zwrotu ceny.
3. Jeżeli nastąpi trwała lub istotna zmiana regularnego dnia albo godziny zajęć, a nowy termin Rodzicowi nie odpowiada, może on zakończyć udział. W takim przypadku Organizator zwróci proporcjonalną część faktycznie zapłaconej ceny przypadającą na niezrealizowane jeszcze zajęcia.

VI. Szczególne zasady dotyczące półkolonii

1. Zgłoszenie i odwołanie turnusu przez Organizatora

1. Zgłoszenie na półkolonie dotyczy konkretnego terminu wskazanego w ofercie.
2. Organizator może przed rozpoczęciem odwołać turnus w szczególności z powodu niewystarczającej liczby Uczestników, braku możliwości zapewnienia kadry, miejsca lub innej istotnej przeszkody organizacyjnej. W takim przypadku Rodzic otrzyma pełny zwrot ceny albo - za jego zgodą - możliwość zmiany terminu lub zaliczenia kwoty na przyszłość.

2. Rezygnacja z półkolonii

1. O ile warunki konkretnej oferty nie stanowią inaczej, Rodzic może bezpłatnie zrezygnować albo poprosić o zmianę terminu najpóźniej do godz. 23:59 w czwartek bezpośrednio poprzedzający rozpoczęcie półkolonii.
2. Po upływie tej chwili w ramach dobrowolnych zasad rezygnacji nie przysługuje umowny zwrot ceny. Wynika to w szczególności z rezerwacji ograniczonej liczby miejsc, wcześniejszego zapewnienia personelu i przestrzeni, zakupu materiałów i innych kosztów organizacyjnych oraz z istotnie malejącej możliwości ponownego obsadzenia miejsca tuż przed rozpoczęciem turnusu.
3. Powyższe zasady nie ograniczają bezwzględnie obowiązujących praw konsumenta, w szczególności praw związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem usługi przez Organizatora.
4. Organizator może przy konkretnej ofercie określić inne zasady rezygnacji lub oferować dodatkową płatną usługę zapewniającą korzystniejsze warunki anulowania. Takie warunki muszą być podane przed zawarciem umowy.

3. Choroba przed rozpoczęciem półkolonii

1. Jeżeli Uczestnik nie może wziąć udziału z powodu udokumentowanej ostrej choroby, Organizator może także po upływie standardowego terminu bezpłatnej rezygnacji zwrócić cenę po potrąceniu już zamówionych i bezzwrotnych kosztów wyżywienia przypadających na danego Uczestnika.
2. Organizator może zamiast zwrotu zaproponować przeniesienie na inny dostępny termin lub zaliczenie odpowiedniej kwoty na poczet przyszłych usług.
3. Organizator może poprosić o rozsądne potwierdzenie przyczyny zdrowotnej.

4. Dokumenty i informacje potrzebne do udziału

1. Rodzic jest zobowiązany przekazać dokumenty i informacje wskazane w komunikacji organizacyjnej, wymagane przepisami prawa lub niezbędne ze względu na charakter programu, w szczególności informacje dotyczące zdrowia, bezpieczeństwa, odbioru dziecka lub inne formularze wymagane dla danego rodzaju wypoczynku.
2. Jeżeli wymagane dokumenty lub informacje nie zostaną przekazane, Organizator może odmówić przyjęcia Uczestnika do czasu usunięcia braków. Za część programu opuszczoną wyłącznie z tej przyczyny nie przysługuje zwrot ceny.

VII. Bezpieczeństwo, zdrowie i zachowanie Uczestników

1. Opieka i odbiór dziecka

1. Organizator sprawuje opiekę nad Uczestnikiem od momentu przejęcia go przez prowadzącego lub inną upoważnioną osobę Organizatora do chwili przekazania go Rodzicowi, osobie przez niego wskazanej, właściwej osobie po stronie szkoły albo do chwili samodzielnego wyjścia, jeżeli taki sposób opuszczania zajęć został wcześniej dopuszczony przez Rodzica.
2. Rodzic jest zobowiązany podawać aktualne dane kontaktowe i informacje niezbędne do bezpiecznego przekazania Uczestnika.

2. Stan zdrowia

1. Rodzic jest zobowiązany przekazać prawdziwe i kompletne informacje o okolicznościach zdrowotnych istotnych dla bezpiecznego udziału, w szczególności o poważnych alergiach, ograniczeniach lub innych okolicznościach wymagających szczególnego postępowania.
2. Organizator nie odpowiada za skutki, którym nie mógł zapobiec przy zachowaniu należytej staranności z powodu nieprzekazania, zatajenia albo nieprawidłowego podania takich informacji przez Rodzica.
3. Jeżeli stan zdrowia Uczestnika obiektywnie uniemożliwia bezpieczny udział albo stwarza istotne zagrożenie dla niego lub innych osób, Organizator może odmówić udziału lub go przerwać.
4. Prowadzący co do zasady nie podają Uczestnikom leków. Podanie leku jest możliwe wyłącznie po uprzednim, indywidualnym uzgodnieniu z Organizatorem i jego wyraźnej zgodzie.

3. Zasady bezpieczeństwa i zachowania

1. Uczestnik jest zobowiązany stosować się do poleceń prowadzących i innych upoważnionych osób, przestrzegać zasad bezpieczeństwa oraz nie zagrażać sobie, innym osobom ani mieniu.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkodę lub krzywdę powstałą wskutek działania Uczestnika sprzecznego z wyraźnymi poleceniami lub zasadami bezpieczeństwa, jeżeli Organizator nie mógł jej zapobiec mimo zachowania należytej staranności. Nie dotyczy to odpowiedzialności, której nie można wyłączyć lub ograniczyć na mocy przepisów prawa.
3. W przypadku powtarzającego się poważnego zakłócania programu, agresji, świadomego niszczenia mienia lub stwarzania zagrożenia Organizator może podjąć środki niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa, w tym czasowo wyłączyć Uczestnika z zajęć lub zakończyć jego udział.
4. Przy mniej poważnych, powtarzających się problemach Organizator co do zasady wcześniej informuje Rodzica i umożliwia poprawę zachowania, o ile okoliczności na to pozwalają. W razie bezpośredniego lub poważnego zagrożenia możliwe jest natychmiastowe działanie.
5. Jeżeli udział zostaje zakończony z powodu poważnego zachowania leżącego po stronie Uczestnika, w ramach dobrowolnych zasad Organizatora nie przysługuje umowny zwrot ceny, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy wymagają innego rozliczenia.

4. Rzeczy osobiste i szkody

1. Organizator zaleca, aby Uczestnicy nie przynosili znacznych kwot pieniędzy, biżuterii, drogiej elektroniki ani innych wartościowych rzeczy, które nie są potrzebne do udziału.
2. Organizator nie przyjmuje rzeczy Uczestników na przechowanie, chyba że wyraźnie uzgodniono inaczej. W zakresie dopuszczalnym przez prawo Organizator nie odpowiada za utratę, kradzież lub uszkodzenie rzeczy, które nie zostały mu przekazane na przechowanie. Nie narusza to odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na mocy prawa.
3. Odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną przez Uczestnika, Rodzica albo inną osobę ocenia się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

VIII. Nadzwyczajne okoliczności

1. Jeżeli wystąpi okoliczność, której Organizator nie mógł rozsądnie przewidzieć lub której skutkom nie mógł zapobiec, w szczególności zamknięcie szkoły lub obiektu, awaria, decyzja władz, środki sanitarne, ekstremalne warunki pogodowe albo podobna przeszkoda, Organizator może w niezbędnym zakresie zmienić, przerwać lub przełożyć program.
2. Organizator w pierwszej kolejności dąży do zapewnienia świadczenia zastępczego lub innego terminu. Jeżeli całości lub części usługi nie będzie można ostatecznie wykonać ani zastąpić, Rodzic otrzyma odpowiednie rozliczenie za niezrealizowaną część, z uwzględnieniem bezwzględnie obowiązujących przepisów.

IX. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące sposobu wykonania usługi można składać na adres info@kolkokids.pl.
2. Reklamacja powinna w miarę możliwości zawierać dane Uczestnika i programu, opis zgłaszanej nieprawidłowości, oczekiwany sposób rozwiązania oraz dane kontaktowe Rodzica.
3. Organizator udziela odpowiedzi na reklamację konsumenta w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej. Brak odpowiedzi w tym terminie wywołuje skutki przewidziane w obowiązujących przepisach.
4. Odpowiedź na reklamację jest przekazywana na papierze lub innym trwałym nośniku.
5. Regulamin nie ogranicza ustawowych uprawnień konsumenta.

X. Prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość

1. Zajęcia i półkolonie objęte niniejszym Regulaminem są usługami związanymi z wypoczynkiem, wydarzeniami sportowymi, kulturalnymi lub innymi aktywnościami czasu wolnego, świadczonymi w oznaczonym dniu albo okresie.
2. W odniesieniu do takich umów, jeżeli w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia usługi, konsumentowi nie przysługuje ustawowe prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość bez podania przyczyny, zgodnie z art. 38 ust. 1 pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.
3. Możliwości rezygnacji opisane w niniejszym Regulaminie stanowią dodatkowe uprawnienia umowne i nie ograniczają praw wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

XI. Dane osobowe

1. Zasady przetwarzania danych osobowych Rodziców i Uczestników określa odrębna Polityka prywatności Organizatora.
2. Sam Regulamin nie stanowi zgody na wykorzystywanie wizerunku Uczestnika do celów marketingowych. Jeżeli taka zgoda jest potrzebna, jest pozyskiwana odrębnie.

XII. Zaległości i dochodzenie należności

1. W razie braku zapłaty Organizator może wysyłać wezwania do zapłaty i dochodzić należności samodzielnie lub przy pomocy podmiotu zewnętrznego, w tym profesjonalnego pełnomocnika.
2. Rodzic ponosi uzasadnione koszty dochodzenia należności wyłącznie w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów.

XIII. Pozasądowe rozwiązywanie sporów konsumenckich

1. Po wyczerpaniu drogi reklamacyjnej konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozwiązywania sporów konsumenckich, w tym z pomocy właściwego terenowo Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej lub stałego sądu polubownego działającego przy Inspekcji Handlowej, jeżeli dany spór mieści się w zakresie ich właściwości.
2. Aktualne informacje o dostępnych podmiotach i procedurach pozasądowego rozwiązywania sporów są dostępne na stronach Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK), w szczególności w serwisie dotyczącym polubownego rozwiązywania sporów konsumenckich.

XIV. Postanowienia końcowe

1. Do umów objętych Regulaminem stosuje się prawo polskie, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów zapewniających konsumentowi dalej idącą ochronę.
2. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, bezskuteczne lub niewiążące konsumenta, nie wpływa to na pozostałe postanowienia w zakresie dopuszczalnym przez prawo.
3. Dla danej umowy obowiązuje wersja Regulaminu udostępniona Rodzicowi przed zawarciem umowy. Organizator może zmieniać Regulamin na przyszłość; nowe brzmienie nie zmienia automatycznie warunków wcześniej zawartych umów.
4. Regulamin obowiązuje od dnia 1 września 2026 r.