Polityka prywatności

Polityka prywatności i zasady przetwarzania danych osobowych — FUNDACJA KÓŁKOKIDS

FUNDACJA KÓŁKOKIDS, NIP 5273210845, Aleja Jana Pawła II 43A/37B, 01-001 Warszawa, Polska

E-mail: info@kolkokids.pl

Obowiązuje od 1 września 2026 r.

I. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych jest FUNDACJA KÓŁKOKIDS, NIP 5273210845, z siedzibą pod adresem Aleja Jana Pawła II 43A/37B, 01-001 Warszawa, Polska (dalej: „Administrator”).
2. Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem e-mail info@kolkokids.pl lub listownie na adres siedziby.
3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, o ile taki obowiązek nie powstanie w przyszłości.

II. Jakie dane przetwarzamy

1. W związku ze zgłoszeniem i udziałem dziecka w zajęciach lub półkoloniach Administrator może przetwarzać w szczególności:
   • imię i nazwisko rodzica, przedstawiciela ustawowego lub innej osoby zgłaszającej dziecko;
   • adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny i dane rozliczeniowe;
   • imię i nazwisko dziecka, wiek lub datę urodzenia;
   • szkołę, klasę, grupę lub inne informacje potrzebne do organizacji programu;
   • informacje o sposobie odbioru i przekazywania dziecka;
   • informacje dotyczące płatności, rabatów, voucherów lub dofinansowań;
   • treść korespondencji i informacje związane z obsługą zgłoszenia;
   • w niezbędnym zakresie informacje o zdrowiu dziecka, alergiach, ograniczeniach lub innych okolicznościach istotnych dla bezpiecznego udziału.
2. Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych i przetwarza tylko dane potrzebne do określonych celów.

III. Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Zgłoszenie i realizacja usług

1. Dane są przetwarzane w celu przyjęcia i obsługi zgłoszenia, zawarcia i wykonania umowy, organizacji zajęć i półkolonii, komunikacji z Rodzicem, prowadzenia list uczestników i obecności, zapewnienia bezpiecznego odbioru dziecka, rozliczeń, zmian, rezygnacji i reklamacji.
2. Podstawą prawną jest przede wszystkim art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie niezbędne do zawarcia i wykonania umowy.

2. Obowiązki prawne

1. Niektóre dane są przetwarzane w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych, rachunkowych, dotyczących ochrony konsumentów lub organizacji wypoczynku, jeżeli mają zastosowanie.
2. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3. Prawnie uzasadnione interesy

1. W niezbędnym zakresie dane mogą być przetwarzane w celu ochrony i dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami, zapewnienia bezpieczeństwa systemów, zapobiegania nadużyciom oraz ochrony osób i mienia.
2. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora.

IV. Dane dotyczące zdrowia dziecka

1. Dane o zdrowiu, alergiach, ograniczeniach zdrowotnych lub przyjmowanych lekach mogą stanowić szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO.
2. Administrator zbiera je wyłącznie w zakresie potrzebnym dla bezpieczeństwa Uczestnika i prawidłowej organizacji programu.
3. Jeżeli dla przetwarzania takich danych wymagane jest uzyskanie wyraźnej zgody, podstawą jest art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Jeżeli w konkretnej sytuacji przepisy prawa przewidują inną podstawę lub wyjątek z art. 9 ust. 2 RODO, Administrator może oprzeć przetwarzanie na tej właściwej podstawie.
4. Dane dotyczące zdrowia nie są wykorzystywane do celów marketingowych.

V. Marketing i informacje handlowe

1. Dane mogą być przetwarzane do celów marketingu własnych usług w zakresie dozwolonym przez RODO. W zależności od sytuacji podstawą może być prawnie uzasadniony interes Administratora lub zgoda osoby, której dane dotyczą.
2. Wysyłanie informacji handlowych lub prowadzenie marketingu bezpośredniego za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu, SMS lub innych środków komunikacji elektronicznej odbywa się wyłącznie po uzyskaniu zgody wymaganej przez art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej, chyba że przepisy wyraźnie pozwalają na kontakt bez takiej zgody.
3. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, a wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie można wnieść sprzeciw. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
4. Dane dzieci nie są wykorzystywane do prowadzenia marketingu bezpośredniego skierowanego do dzieci.

VI. Zdjęcia i nagrania

1. Niniejsza Polityka sama w sobie nie stanowi zgody na wykorzystywanie rozpoznawalnego wizerunku dziecka do celów promocyjnych.
2. Jeżeli wizerunek ma być wykorzystywany do marketingu lub promocji, Administrator pozyskuje odrębną zgodę albo stosuje inną odpowiednią podstawę prawną, jeżeli jest to dopuszczalne.
3. Zdjęcia lub nagrania mogą być przetwarzane także w innym celu, np. dokumentacji wydarzenia lub udostępnienia materiałów rodzicom, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna i osoby są o tym poinformowane.

VII. Okres przechowywania danych

1. Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane.
2. Dane związane z umową są przechowywane przez czas trwania relacji, a następnie przez okres potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, z uwzględnieniem właściwych terminów przedawnienia.
3. Dokumentacja księgowa, podatkowa i inna wymagana przepisami jest przechowywana przez okres wynikający z odpowiednich przepisów.
4. Dane dotyczące zdrowia i inne szczególnie wrażliwe informacje organizacyjne o dziecku są przechowywane wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne dla bezpiecznej realizacji programu, chyba że dalsze przechowywanie jest potrzebne w związku z konkretnym zdarzeniem, obowiązkiem prawnym lub roszczeniem.
5. Dane przetwarzane na podstawie zgody są co do zasady przetwarzane do jej wycofania albo do ustania celu, dla którego zgoda została udzielona. Dane marketingowe przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu - do skutecznego wniesienia sprzeciwu albo ustania tego interesu.

VIII. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

1. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby, które potrzebują ich do realizacji swoich obowiązków.
2. W niezbędnym zakresie dane mogą być udostępniane lub powierzane w szczególności:
   • prowadzącym zajęcia oraz osobom organizującym program;
   • dostawcom systemów IT, hostingu, baz danych, portalu dla rodziców i narzędzi administracyjnych;
   • dostawcom płatności, księgowości i fakturowania;
   • dostawcom usług e-mail, SMS i innych narzędzi komunikacyjnych;
   • dostawcom usług marketingowych - wyłącznie w zakresie zgodnym z prawem;
   • księgowym, doradcom podatkowym, prawnikom, ubezpieczycielom;
   • organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.
3. Jeżeli dany podmiot przetwarza dane w imieniu Administratora, współpraca jest regulowana zgodnie z art. 28 RODO.

IX. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Niektórzy dostawcy usług informatycznych, chmurowych, komunikacyjnych lub marketingowych mogą korzystać z infrastruktury lub podwykonawców poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
2. Jeżeli dochodzi do przekazania danych do państwa trzeciego, Administrator stosuje mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inny właściwy instrument prawny.

X. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. Administrator nie podejmuje wobec Rodziców ani Uczestników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

XI. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Na warunkach określonych w RODO przysługuje prawo do:
   • dostępu do danych (art. 15 RODO);
   • sprostowania danych (art. 16 RODO);
   • usunięcia danych (art. 17 RODO);
   • ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
   • przenoszenia danych (art. 20 RODO);
   • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w szczególności wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO);
   • wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie.
2. W celu realizacji praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail wskazanym w części I.
3. Osoba, która uważa, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

XII. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne dostosowane do ryzyka, rodzaju danych i charakteru przetwarzania, aby chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem.
2. Dostęp do danych jest ograniczony do osób upoważnionych i podmiotów, które potrzebują go do wykonania określonych zadań.

XIII. Postanowienia końcowe

1. Polityka służy wykonaniu obowiązków informacyjnych Administratora wynikających z RODO i właściwych przepisów prawa.
2. Wysłanie zgłoszenia nie oznacza udzielenia ogólnej zgody na przetwarzanie danych osobowych. Dane są przetwarzane na konkretnej podstawie prawnej właściwej dla danego celu. Jeżeli zgoda jest potrzebna, jest pozyskiwana odrębnie.
3. Administrator może aktualizować Politykę, w szczególności w razie zmian przepisów, wykorzystywanych usług lub sposobów przetwarzania. Aktualna wersja jest publikowana na stronie internetowej Organizatora.
4. Polityka obowiązuje od dnia 1 września 2026 r.